Die Kunst der Pause: Zeitmanagement ohne Selbstoptimierung

Besonders wenn wir in Zeitstress geraten, entwickeln viele den Wunsch effizienter zu werden, weniger Zeit zu „verlieren“, um Aufgaben ohne unnötigen Stress zu bewältigen. Doch wie oft fühlt es sich so an, als stünden dabei Selbstoptimierung und Druck im Vordergrund? In meinem letzten Workshop in Berlin kamen Teilnehmende genau darauf zu sprechen: Zeitmanagement soll uns nicht noch mehr stressen oder das Gefühl geben für Entspannung und Spaß sei kein Platz mehr.

Der „Zeitfresser-Mythos“: Ein kritischer Blick

In einer regen Diskussion wurde schnell klar, wie schnell die Vorstellung entsteht, dass „Zeitfresser“ vermieden werden müssten. Dabei geht es im Zeitmanagement nicht darum, alles „Unproduktive“ zu verbannen, vielmehr geht es darum, konzentrierte Arbeitsphasen bewusst von Zeiten der Erholung zu trennen (sofern dies gewünscht ist). Oder durch das Setzen von Prioritäten Aufgaben zu reduzieren bzw. ganz wegzulassen und Zeitstress zu minimieren.

Ob und welche Strategien hilfreich sind, ist von Person zu Person verschieden, es gibt hier keine Patentrezepte. Dennoch können Methoden als Inspiration dienen. Mehr wie bei einem Buffet, wo man sich nehmen kann, was einem schmeckt.

1. REALISTISCHE ZIELE definieren, Sinnhaftigkeit finden: Sind uns unsere Ziele und Meilensteine klar, ist es meist leichter Motivation zur Erledigung der anstehenden Aufgaben zu entwickeln. Es ist oft hilfreich, große Aufgaben in kleine, konkrete Teilschritte zu unterteilen. Das Erreichen von Tages- oder Wochenzielen steigert Erfolgserlebnisse und reduziert Überforderung und Stress.
2. PRIORITÄTEN setzen: Jemand sagte mal zu mir „das wichtigste Tool im Zeitmanagement ist das Radiergummi“ und nun ja, da ist was dran. Oft hilft es, eine kurze Liste mit den wichtigsten Tages- oder Wochenzielen zu erstellen. Tools wie die Eisenhower Matrix können helfen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Frag dich regelmäßig, welche Aufgaben wirklich deinen Fokus verdienen und was du ohne schlechtes Gewissen weglassen kannst. Das kann sehr befreiend sein und dir das Gefühl geben, die Kontrolle über deine Zeit zu behalten. Wenn du Zeitfenster für deine Auszeiten genauso gezielt blockst wie für deine Arbeitszeiten, erreichst du ein gesundes Gleichgewicht. Denn Selbstfürsorge und Gesundheit sind wichtig: nur wenn es uns gut geht, können wir auch unseren Aufgaben nachgehen.
3. FOKUS halten – PAUSEN machen: fokussierten Phasen ermöglichen es dir, dich wirklich auf die Aufgaben zu konzentrieren, ohne permanente Ablenkungen. Hilfreiche Methoden sind hier Time Blocking oder die Pomodoro-Technik. Bei der Pomodoro Technik unterteilst du deine Arbeitszeit in 25-Minuten-Blöcke mit klarem Arbeitsziel, gefolgt von kurzen Pausen. Denn wer konzentriert arbeitet, braucht auch Pausen! Sich diese bewusst einzuplanen ist besonders relevant für Menschen, die wie ich gerne mal im Workflow verschwinden und das Pause machen sonst ganz vergessen würden. Längere Pausen dürfen dann gerne für Bewegung, Entspannung und frische Luft genutzt werden.
4.  SELBSTREFLEXION: Manchmal sehen wir den Wald vor lauter Bäumen nicht – da hilft etwas Abstand. Nimm dir regelmäßig etwas Zeit, die Vogelperspektive einzunehmen und zu schauen, wie du dein eigenes Arbeiten strukturierst. Dies kann helfen, deine Arbeitsweise anhand der eigenen Bedürfnisse und Herausforderungen anzupassen. Wie steht es um deine Motivation, wie fokussiert kannst du arbeiten? Hast du das Gefühl richtig „Feierabend“ zu haben und ausreichend Zeit für Freunde, Sport oder sonstige Freizeit? Bist du effizient oder verzettelst du dich gerade mal wieder im Detail? Sind dir deine Ziele und Zwischenschritte klar? Schau dir deine kleinen und großen Herausforderungen an und überlege dir konkrete Maßnahmen, die dir helfen Stress zu reduzieren und deine Zeit besser einzuteilen.

Der Kurs öffnet durch Klicken auf das Bild.

Angeregt durch diese Workshop-Diskussion habe ich ein kurzes Learning Nugget als Online-Kurs entwickelt: „Entspannter im Alltag durch gesundes Zeitmanagement.“

Zeitmanagement sollte mehr sein als höher, schneller, weiter!

Gutes Zeit- und Selbstmanagement soll dich unterstützen. Es geht nicht darum, immer effizienter oder „besser“ zu werden. Stattdessen geht es darum, dich bewusster durch deinen Alltag zu begleiten und Freiräume zu schaffen. So entscheidest du selbst, was dir gerade wichtig ist und kannst dich auf deine Prioritäten fokussieren. So bleibt mehr Raum für alles, was dir wichtig ist – Arbeit und Erholung gleichermaßen.

Bildquellen: erstellt mit Bildern aus der Medienbibliothek in Canva (https://www.canva.com)